אישור התקציב

אישור התקציב נעשה בשני שלבים: שלב א' אישור פנימי ושלב ב' אישור לקוח. האישור הפנימי מהווה תנאי מוקדם להנפקת הצעת מחיר לקוח, ואישור הלקוח (על בסיס הצעת המחיר) מהווה תנאי מוקדם להוצאת הזמנות רכש.

פועל יוצא מכך הוא שלכל שורת תקציב יש סטטוס פנימי וסטטוס אישור חיצוני. במקרים בהם נדרש להאיץ את התהליך הרכש במנותק מאישור הלקוח ניתן לבצע זאת עם הרשאת מנהל.

תשלום לספקים וחיובי לקוחות

תהליך התשלום לספק מתחיל כאשר מתקבלת חשבונית ספק. את חשבונית הספק מזינים במערכת תחת הזמנת הרכש הרלוונטית. התקציבאי יכול לעדכן במידה ונדרש לנכות מהתשלום במקרים חריגים של אספקה חלקית או קנסות. המערכת לאחר בדיקה כי החיוב עומד בהגדרות ההזמנה, מעבירה את הוראת התשלום דרך סבב האישור עד לגורם המבצע במחלקת הכספים.

הוראת חיוב הלקוח מוקמת ע"י התקציבאי ומועברת לאישור פנימי לפני ביצוע. את ההוראה ניתן להקים למול שורות מסויימות בתקציב או למול כל התקציב המאושר (תוך אפשרות ציון אחוז חיוב).

בקרת פרוייקטים

לצד הניהול הפרטני של תקציבי הרכש הפרוייקטאליים, המערכת מספקת כלי בקרה ומעקב רוחביים המאפשרים לנתח את כלל פעילות הפרוייקטים בחתכים שונים בראי הריווחיות הגולמית, אחוז התשלום לספקים חיובי הלקוחות וגביית עמלות.

ממשקים

הפתרון מתממשק עם מערכת הכספים בארגון. הממשק מכסה את האספקים של סנכרון הלקוחות,  סנכרון הספקים, הזרמת הוראות תשלום לספקים והוראות חיוב לקוחות.

המערכת מציעה פתרון מקיף וייחודי לגופים המנהלים פרוייקטים עתירי רכש כדוגמת פרוייקטי קידום מכירות והפקות אירועים גדולים. המערכת מספקת כלי בקרה תקציבית משלב התכנון עד שלב חיוב המזמין.

תהליכי הרכש

המערכת מיועדת לניהול כלל תהליכי הרכש בפרוייקטים מוזמני לקוח. תהליכי הרכש כוללים את בניית התקציב ואישורו הפנימי, אישור התקציב למול הלקוח המזמין, הוצאת הזמנות רכש לספקים, אישור תשלום לספקים ותהליך חיוב הלקוח המזמין.

כלל התהליכים במערכת מורצים כ work-flows בהתאם לכללים הנגזרים ממדיניות הארגון. הפונקציות הארגוניות אשר לוקחות חלק בתהליכים כוללות את התקציביאי/המפיק, הסופרויזר (אופצ'), מנהל היחידה העסקית, בקרת רכש ורפרנט הכספים.

קטלוג הרכש ומחירונים

קטלוג הרכש המערכתי המשמש בבניית תקציבים בנוי מתחומי רכש ופריטים. לכל פריט ניתן להגדיר עלות פנימית וחיצונית. בנוסף על בסיס הפריטים בקולוג המערכת מאפשרת לנהל מחירונים ללקוחות.

תקציב הפרוייקט

תקציב הפרוייקט מוגדר באמצעות שורות רכש. הגדרת שורת תקציב מתחילה מבחירת תחום הפריט, ולאחריה בחירת הפריט הספציפי מהקטלוג וציון הכמויות. את הכיתוב ואת המחירים אשר מקבלים אתחול ערך מהקטלוג ניתן לערוך ולהתאים לצרכים. בצד התמחור המערכת מאפשרת לנהל על כל שורה מחיר פנימי אשר משקף את עלויות הרכש ומחיר חיצוני אשר משקף את תמחור השורה ללקוח. בנוסף המערכת מספקת מנגנון של שורות פנימיות אשר מיועד למקרים בהם למול שורת תקציב אחת המשוקפת ללקוח יש לנהל מספר שורות רכש למול ספקים.